A Three-Step Plan to Productive, Stress-Free Fridays

Now here is an interesting concept you can try out for today and see if it works for you. Sounds a bit like the Weekly Review from GTD to me, but has enough new others things in it as well to make it worthwhile trying….

Friday is a wasted day for a lot of people. You’re tired from the week, your mind is focused on the weekend, and most of your coworkers are probably checked out. This day plan keeps your Friday productive, but also keeps things relaxed so you can ease into your weekend.

Source: A Three-Step Plan to Productive, Stress-Free Fridays

10 Productivity Resolutions To Simplify Your Workday All Year Long

..Some of these points are well known perhaps, some are new. Pick only some of them might help your productivity increase. Most important is still to stick to a couple during a longer period of time if you can before you really can assess if it is working for you personally.

Put your brain on autopilot, make lists at the end of the day, and other simple tips and tricks can help you have a more productive 2017. Put your brain on autopilot, make lists at the end of the day, and other simple tips and tricks can help you have a more productive 2017.

Source: 10 Productivity Resolutions To Simplify Your Workday All Year Long

Boosting Your Productivity And Enhancing Your Focus At Work (infographic)

Beautiful infographic that can help you convince your boss to go for standing desks and a lot more work related improvements.

Are you slouching in your chair and losing focus at the drop of a hat? Fear no more with this infographic on productivity and workplace well-being.

Source: Top Tips For Boosting Your Productivity And Enhancing Your Focus At Work

Connection

…in this hyperconnected world is more and more a feature we have to adjust ourselves to.

I can hardly remember when I started working in the field of Information Communication Technology. (Well, actually I remember it quite well, Aug. 24th 1995) And getting connected at that time meant you would have to set the switches on your modem correctly.

And that’s what I did when I first started working as a Phone Technician. Helping UK customers on the phone setting switches manually. I am trying hard now to remember the correct word for it… Maybe I’ll get to that later. Ooh and I am writing in English to connect to my friends in the US…

I am also writing this piece with another thought in the back of my mind about connection. I am connecting this post to appear on another website automatically. Therefor I had to write something and see if the connection works.

These last couple of days it struck me how my job revolves around processing of information. Various inboxes get cluttered with information that in some shape or form have to be relayed to yet another inbox of another person or delegated stakeholder of some sort. And as I was thinking about using various systems to connect these ‘inboxes’ I came to the realization that that must be really hard for a lot of people if you don’t have a system that will aid you in that effort of curbing the information flow.

So curbing information for me also means making sure that information appears on different platforms of my choice by adding rules to these posts. In that sense I can reach different groups of people with the information I want them to reach. Hopefully helping in curbing their information flow.

Let me try and give some advice on how you can curb your flow of information if you are on different platforms reaching different kind of audiences.

  1. Use one channel to reach several others. For instance the WordPress blog can be connected to Twitter, Google+, Facebook, LinkedIN etc. If you are writing something businesswise you might just want to reach out to Linkedin and not Facebook. If you are writing something more personal, it probably is just the other way around. Use tags and categories to enable this using a service like IFTTT or a social media agregator like Hootsuite or Tweetdeck. The services are 1-to-N and N-to-1 so to speak. More on that maybe on a different post.
  2. If you have a collection of favourite websites you like to follow up, you might want to consider using a RSS feed reader that combines all these websites in a magazine like platform such as Feedly.com or Pocket or paper.li All these paltforms are more or less making it easier for yourself to combine more channels of information into one collected space. For productivity reasons you read these feeds on a specific time during the day instead of having to visit these websites one by one, looking for the latest addition.

If you want some more background info feel free to drop me a line. We’ll have coffee, connect in the real world and exchange some thoughts / ideas while we are on the subject.

Good luck in placing this piece of information in your correct ‘inbox’…

Reflectie…na 1041 posts…

…gewoonten ontwikkelen…

…las vandaag een post in een van mijn Feedly lijsten. Over schrijven. Lezen en dingen doen. Noem het persoonlijke effectiviteit of gewoon een aantal goede gewoonten ontwikkelen. Zal niet als een verrassing komen dat zoiets voor meer mensen moeilijk is….

Maar je kan het ontwikkelen, je kan jezelf trainen. En hoe lastig dat is blijkt meteen wanneer ik dit schrijf en gevraagd wordt door een collega om even mee te denken. Hoe vaak heb ik niet gelezen dat wanneer je net een flow ontwikkelt en gestoord wordt het weer 20 minuten duurt voordat je opnieuw in de status terecht komt.

…schrijven…

De strekking van de post van Leo Babauta is dat wanneer je wil schrijven, je dat gewoon moet doen. Oefening baart kunst immers. Daarnaast moet je een goede reden hebben waarom je deze gewoonte wilt ontwikkelen. Niet alleen maar omdat je het leuk vind maar een dieperliggende grondhouding helpt om het vol te houden wanneer het even tegen zit.

Zie hier het dilemma waarom de meeste goede initiatieven soms vroegtijdig ophouden. Er zit geen goede achterliggende reden achter die het momentum vasthoudt wanneer het even tegenzit. Simpel gezegd niet goed genoeg over nagedacht. Geen fall-back scenario…dan wordt het natuurlijk lastig.

De voordelen van regelmatig schrijven zijn wijdverbreid terug te vinden op het net in andere posts. Journaling of blogging heeft een positief effect op je mentale welzijn.

Je vormt je gedachten rondom specifieke issues die je bezig houden. Je leert gedachten stroomlijnen. Je leert blindtypen (wanneer je heel veel oefent 😉 Ook helpt het tegen dingen uitstellen. Je blootstellen voor het oordeel van anderen. Kortom redenen genoeg om ermee aan de slag te gaan.

…what’s missing? …weekly review…

En waarom schrijf ik dit nu eigenlijk zelf allemaal. Ook uit een behoefte om een aantal zaken op een rij te zetten. Maar ook omdat ik de afgelopen dagen bezig was mijn digitale ‘portfolio’ van diensten en applicaties weer eens aan een rigoureuze inspectie te onderwerpen.

Meeste van de informatie die ik gebruik in mijn werk komt via feeds die ik over de loop van de tijd verzameld heb en die ik in programma’s als Feedly, Twitter, Facebook , Linkedin en Google+ aan elkaar heb verbonden met diensten als twitterfeed, hootsuite, tweetdeck, IFFTT, dlvr.it en Buffer.com

Keep-calm-and-weekly-review-trans

En dus is na verloop van tijd een schema dat meestal start vanuit Evernote en of WordPress niet meer helemaal up-to-date. Dus maar een Sharp-the-Saw moment. Een Weekly Review sessie en weer terug naar de beproefde concepten van The Secret Weapon en Getting Things Done.

…reflectie…

Dat betekent weer gedurende langere tijd nadenken over taken en verantwoordelijkheden. Rollen die je in werk en privé hebt zodat er overzicht ontstaat op wat David Allen ‘the Runway’ noemt. Waar ik met mijn voeten in de klei sta, moet ik om me heen kijken en zorgen dat er overzicht ontstaat. Vervolgens kan ik vanuit daar naar boven uitzoomen en mijn helikopterperspectief daadwerkelijk overzien.

En die voelde ik al langer aankomen. Als het echt druk wordt en ik merk dat een aantal zaken blijven liggen heeft het meestal te maken met het feit dat ik geen overzicht meer heb over de rollen en taken. Stapje terug en dingen in perspectief krijgen, is dan de enige oplossing en meestal heeft dat te maken met het feit dat ik de Weekly Review techniek verwaarloosd heb. Daarmee hou je binnen GTD iedere week een sessie met jezelf waarin je ongestoord kijkt naar alle lijstjes binnen je GTD systeem om overzicht te houden. Met de activiteiten van de afgelopen weken was het zo druk dat dit erbij ingeschoten was. En dat wreekt zich dan altijd na verloop van tijd.

Ik zag het aankomen en het gebeurde toch weer. Geeft niks. Inzicht is belangrijk, dus alle projecten langsgelopen. Get Clear, Current en Creative….is dan de uitkomst hopelijk van alle reflectie binnen de Weekly review. Let me know what you think….

More good advice…Breathe….

 

 

5 Gewoontes van Productiviteit App Super Gebruikers

5 Gewoontes van Productiviteit App Super Gebruikers

Image Credit: theyec.org

Productiviteit apps zijn populaire smartphone downloads. Van Evernote en Wunderlist tot Any.do , deze programma’s zullen je to-do lijst organiseren, stroomlijnen je schema en helpen je meer gedaan te krijgen. Maar ze werken niet voor je wanneer je ze niet gebruikt.

Omer Perchik, CEO of Any.do, vroeg zich af waarom sommigen van zijn 7 miljoen gebruikers meer succesvol waren dan anderen wanneer het aankwam op het gebruik van de app. Na bestudering van het gebruik vind hij dat supers users – de mensen die consequent meer gedaan kregen – de volgende vijf gewoontes deelden:

1. ZIj reviewen hun taken iedere morgen.
In plaats van iedere dag beginnen met hetgeen zich aan je openbaart is de best practice om de app te openen en te kijken wat je plan voor de dag gaat worden.

“Productieve mensen plannen vooruit,” zegt Perchik. “Wanneer je een plan hebt, voel je je in control en creer je een momentum om dingen gedaan te krijgen.”

Of je nu een productiviteit app, een geschreven lijst of een bestand op je computer gebruikt, begin je dag met het reviewen van je taken en plan de dag.

2. Zij alloceren taken over een tijdlijn.

Een lange lijst met taken zonder deadline is moeilijk om te volbrengen en creëert stress. In plaats daarvan schedulen productieve mensen langs een tijdlijn van vandaag, morgen en soms/ooit/misschien. Door een volledig spectrum van tijd te gebruiken om taken te alloceren, ongeacht hoeveel of hoe weinig dat er zijn is een geode voorspeller van succesvol zijn, zegt Perchik.

“Het is niet alleen realistisch zijn over hetgeen je gedaan kan krijgen, maar ook jezelf een mentaal veiligheidsnet geven,”aldus Perchik.

3. Ze breken taken in kleinere stukken.
In plaats van grotere taken op hun lijst te plaatsen, zetten productieve mensen twee of drie subtaken op een lijst die onderdeel zijn van een groter geheel. Bijvoorbeeld, in plaats van op te schrijven “Maak klant presentatie af”, kun je beter noteren ‘Onderzoek prijzen, “Schrijf voorstel” , ” Creeer presentatie’. Dit maakt het makkelijker om door de lijst van taken heen te komen.

“Productieve mensen voelen zich comfortabel bij zekerheid op de korte termijn en onzekerheid op de langere termijn wanneer het gaat over Taak management.

4. Ze creëren een “Ooit/ Wellicht in de Toekomst” lijstje.
De meeste ondernemers hebben korte termijn en lange termijn doelen die ze willen bereiken. IN plaats van al deze gedachten op een takenlijst te plaatsen kun je gebruik maken van een ‘Ooit/Misschien” lijstje waarmee je aangeeft dat je dat ooit wel wil gaan doen, maar op dit moment nog niet meteen weet hoe je het moet of kan inplannen.

Het gebruiken van een dergelijke lijst zorgt ervoor dat je de zaken niet vergeet, maar dat ze wellicht na een tijdje een andere prioriteit kunnen krijgen en naar boven op de lijst kunnen bewegen.

5. Ze herplannen niet, maar ze gooien weg.
Het continue opnieuw inplannen van een taak kan op een gegeven moment behoorlijk tegen gaan staan. Productieve mensen vallen niet in de val. Iedere keer opnieuw inplannen van dezelfde taak beteken niet dat de kans stijgt dat je het uiteindelijk wel gaat doen. Waarschijnlijker is dat de taak niet goed omschreven staat waardoor je niet precies weet wat je ermee wilt doen. Probeer de taak te omschrijven met een actieve taal die duidelijk maakt hoe je vooruit kan komen.

Evernote helpt u om alles te onthouden en moeiteloos te organiseren. Download Evernote.

Kleine aanpassingen

Zojuist nog eens even kritisch naar de verschillende omschrijvingen op mijn blog gekeken en hier en daar een kleine aanpassing gedaan.
Kleine aanpassingen met soms grote gevolgen. Gisteren zat ik bijvoorbeeld te werken aan een presentatie die ik volgende week moet houden voor een grote groep mensen. Iets dat ik niet elke dag doe en wat dus een beetje buiten mijn comfort zone ligt.
Uiteindelijk kreeg ik door een vraag te durven stellen meer input dan me lief was en ging ik in een paar zinnen heel anders tegen mijn onderwerp aankijken en veranderingen aanbrengen. Vervolgens mijn hele presentatie omgegooid naar een verhaal dat meer op beelden dan op tekst gestoeld is.
#durftevragen……
Dank je wel , Sander Datema