Ronald van de Buld is Delivery Manager Advies & Applicaties bij IVENT (Informatievoorziening en -technologie) , onderdeel van het Commando Diensten Centrum van het Ministerie van Defensie in Den Helder.

Hij heeft voor de afstudeerthesis van zijn studie (Public Sector MBA aan Nyenrode) een onderzoek gedaan naar Information Overload en maatregelen om daar als individu op goede, gezonde wijze mee om te gaan. Arjan Hooiveld van HNWBlog interviewde hem over zijn bevindingen en vroeg hem naar de conclusies en aanbevelingen.

Waarom heb je juist voor dit onderwerp gekozen voor je thesis?

In onze hedendaagse kenniseconomie komt steeds meer informatie en kennis beschikbaar. We worden vanuit vele bronnen overspoeld met gegevens. Het is belangrijk om deze gegevens beschikbaar te kunnen hebben, omdat ze vaak interessante en waardevolle informatie kunnen bevatten. Het beoordelen en verwerken van deze gegevens zorgt bij steeds meer mensen echter voor zowel geestelijke- als lichamelijke klachten. Dit kan uiteindelijk leiden tot gezondheidsproblemen, maar ook tot minder productiviteit, uitval en daardoor minder output. De uitdaging is om op een goede en gezonde manier met de informatiestroom te gaan.

Het vraagstuk rond Information Overload is inderdaad voor veel mensen een actueel thema. Wat zijn jouw belangrijkste bevindingen?

Zelf had ik al jaren interesse voor dit onderwerp. Verwerken van informatie is natuurlijk niet nieuw. Wel neemt de informatiestroom de laatste jaren exponentieel toe, en dat zal in de toekomst alleen maar meer worden. En teveel informatie kan leiden tot een machteloos gevoel en improductiviteit. Het is natuurlijk zo dat ieder individu zelf verantwoordelijk is voor het nemen van maatregelen om goed om te gaan met Information Overload en deze consequent en gedisciplineerd toe te passen. Veel mensen hebben op dit moment echter nog geen duidelijke aanpak. In mijn thesis heb ik o.a. een uitgebreide inventarisatie gemaakt van de manieren waarop je goed met die groeiende informatiestroom om kunt gaan.

Verder wordt het steeds duidelijker dat multitasking niet tot meer productiviteit, maar juist tot minder productiviteit leidt. Dat geldt ook voor de jongere generatie, die juist zo wordt geprezen om de kunst om snel te kunnen schakelen. Ons brein is er echter op ingericht om een informatiestroom tegelijk te verwerken

Het lijkt me dat de ene persoon beter om gaat met informatiestromen dan de andere. Hangt Information Overload ook niet voor een groot deel af van persoonlijke beleving?

De prestaties van een individu zijn sterk afhankelijk van de hoeveelheid informatie waaraan een individu wordt blootgesteld. Onderzoekers in verschillende disciplines hebben geconstateerd dat de prestaties een positieve samenhang kent met de hoeveelheid informatie die hij of zij ontvangt tot een bepaald punt. Indien na dit punt nog meer informatie wordt verstrekt, zullen de prestaties van de individu snel afnemen. De informatie die na dit punt aangeboden wordt zal niet meer worden geïntegreerd in het besluitvormingsproces en leidt tot Information Overload.

Information Overload wordt ervaren bij grote hoeveelheden informatie die verwerkt moet worden, tijdsdruk en een onoverzichtelijk groot aantal bronnen. Verschillende personen, zullen op basis van karaktereigenschappen, technieken, aanpak etc. natuurlijk een verschillende perceptie hebben van de maximale hoeveel informatie voordat in hun specifieke geval sprake is van Information Overload. Dit is ook weer afhankelijk van de gesteldheid van het individu op een bepaald moment.(zowel fysiek als mentaal) en kan daardoor ook per individu wisselen.

Je hebt voor je onderzoek veel boeken gelezen, een online enquete opgesteld die door meer dan 1100 mensen is ingevuld en veel interviews afgenomen van bekende kenniswerkers en mensen die in hun dagelijkse praktijk veel informatie moeten verwerken. Zijn er universele manieren om met Information Overload om te gaan?

De in de literatuur en interviews terugkerende tegenmaatregelen variëren van algemene voorstellen als het aanpassen van de houding van het individu tot zeer specifieke software tools, zoals filters, die helpen om grote hoeveelheden informatie, geautomatiseerd, te verwerken. Het is belangrijk cursussen te volgen zodat je jouw capaciteit om informatie te verwerken, verbetert. Afsluitende conclusie van dit onderzoek is dat vele auteurs lijsten vol mogelijke tegenmaatregelen aanbieden maar dat zij geen van allen specifieke suggesties geven hoe deze, organisatorische, technologische, persoonlijke verbeteracties gecombineerd kunnen worden tot een strategie.

Echt systematische methodes, vergelijkbaar met andere gestandaardiseerde probleemoplossende methoden, waarmee Information Overload voorkomen of verminderd kan worden, zijn momenteel niet beschikbaar. Een dergelijke methode zou inzichten moeten combineren uit verschillende disciplines die voorzien in effectieve tegenmaatregelen welke kunnen worden aangepast in verschillende contexten/situaties.

Jouw thesis spitst zich toe op persoonlijke aanpak van Information Overload, maar je noemt ook nadrukkelijk de maatschappelijke relevantie.

Information Overload is een zeer serieus probleem wat niet alleen leidt tot minder productiviteit maar ook tot verminderde arbeidsvreugde, gezondheidsklachten en vermoeidheid. Als het bewustzijn op dit gebied niet groeit en van daaruit leidt tot het implementeren van tegenmaatregelen, zowel op individueel als op organisatorisch- en maatschappelijk niveau, kan dit verstrekkende gevolgen hebben. Bijvoorbeeld door toename van het aantal burn outs, nadelige invloed op persoonlijk welbevinden van mensen en improductiviteit. Wanneer dit op grote schaal voorkomt zal dit grote gevolgen kunnen hebben voor bedrijven en instellingen en uiteindelijk dus voor de gehele maatschappij.

Daarnaast zit ongeveer 90 procent van de werkende bevolking bijna de hele dag achter de computer en laten talloze werknemers zich tijdens hun werk afleiden door niet-relevante mail van collega’s en vrienden. Het eigenlijke werk blijft liggen: pas na 20 minuten, zijn mensen weer in staat om volledige geconcentreerd aan het werk te gaan.

Welke maatregelen zijn beschikbaar om als individu , zowel in het professionele- als in het privéleven, goed om te gaan met Information Overload ?

Uit mijn onderzoek is gebleken dat er geen definitieve oplossing is tegen Information Overload. Om het probleem aan te pakken, is het belangrijk dat je voortdurend je aanpak verbetert en verfijnt. Informatie-experts die ik tijdens mijn onderzoek heb gesproken onderkennen dit en onderhouden regelmatig hun systeem waardoor hun strategie effectief blijft.

Enkele voorbeelden van maatregelen die tijdens mijn onderzoek voorbijkwamen: snellezen, mindmappen, timemanagement (Getting Things Done), de juiste ICT-middelen en toegang tot bedrijfssystemen, informatie één keer behandelen en direct verwerken, focus, discipline, instellen van informatiefilters, een juiste rust-werk balans (pauzeer regelmatig!), ‘visueel’ communiceren, een ‘not to do-lijst maken’ en singletasking in plaats van multitasking. Het daadwerkelijk vormen van een informatiestrategie en het stellen van grenzen zijn misschien nog wel de belangrijkste maatregelen.

Interesse?

De thesis van Ronald van de Buld bevat een Persoonlijke diagnose kenniswerker om na te gaan in hoeverre jij je informatiestroom optimaal beheert. Geïnteresseerd in het rapport? Stuur een bericht aan Ronald van de Buld.